Urząd Miasta i Gminy Gołańcz Biuletyn Informacji Publicznej

Stan przyjmowania spraw, kolejność ich załatwiania lub rozstrzygania

Zgodnie z art. 6 ust. 1 pkt 3 lit. d ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. Nr 112, poz. 1198 z późn. zm.), udostępnianiu podlega m.in. informacja publiczna o sposobach przyjmowania i załatwiania spraw przez Burmistrza.

Kwestie przyjmowania podań, wniosków, skarg przez organy administracji, w tym także przez Burmistrza, wszczęcia postępowania i jego przebiegu reguluje ustawa z dnia
14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r., Nr 98 poz. 1071 z późn. zm.). Organizację przyjmowania oraz rozpatrywania skarg i wniosków, składanych m.in. do Burmistrza reguluje również rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. Nr 5, poz. 46).

Szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w urzędzie oraz postępowanie w tym zakresie z wszelką dokumentacją reguluje instrukcja kancelaryjna, stanowiąca załącznik nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.).

Zgodnie z art. 63 Kodeksu postępowania administracyjnego:

1. Podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie, za pomocą telefaksu lub ustnie do protokołu, a także za pomocą innych środków komunikacji elektronicznej przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej utworzoną na podstawie ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565 z późn. zm.).

2. Podanie powinno zawierać co najmniej wskazanie osoby, od której pochodzi, jej adres i żądanie oraz czynić zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach szczególnych.

3. Podanie wniesione pisemnie albo ustnie do protokołu powinno być podpisane przez wnoszącego, a protokół ponadto przez pracownika, który go sporządził. Gdy podanie wnosi osoba, która nie może lub nie umie złożyć podpisu, podanie lub protokół podpisuje za nią inna osoba przez nią upoważniona, czyniąc o tym wzmiankę obok podpisu.

4. Podanie wniesione w formie dokumentu elektronicznego powinno:
1) być uwierzytelnione przy użyciu mechanizmów określonych w art. 20a ust. 1 albo
ust. 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym certyfikatem kwalifikowanym lub profilu zaufanego e-Puap) oraz zawierać dane w ustalonym formacie, zawartym we wzorze podania określonym w odrębnych przepisach, jeżeli te przepisy nakazują wnoszenie podań według określonego wzoru.

5. Organ administracji publicznej jest obowiązany potwierdzić wniesienie podania, jeżeli wnoszący tego zażąda. W przypadku wniesienia podania w formie dokumentu elektronicznego organ jest obowiązany potwierdzić wniesienie podania przez doręczenie urzędowego poświadczenia odbioru na wskazany przez wnoszącego adres elektroniczny.

Pod pojęciem "sposób załatwienia sprawy" należy rozumieć tok czynności mających na celu rozpatrzenie i rozstrzygnięcie danej sprawy.

Zgodnie z art. 35 Kodeksu postępowania administracyjnego:

1. Organy administracji publicznej obowiązane są załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki.

2. Niezwłocznie powinny być załatwiane sprawy, które mogą być rozpatrzone w oparciu o dowody przedstawione przez stronę łącznie z żądaniem wszczęcia postępowania lub w oparciu o fakty i dowody powszechnie znane albo znane z urzędu organowi, przed którym toczy się postępowanie, bądź możliwe do ustalenia na podstawie danych, którymi rozporządza ten organ.

3. Załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej - nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, zaś w postępowaniu odwoławczym - w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania.

4. Przepisy szczególne mogą określać inne terminy niż określone w pkt. 3.

5. Do terminów określonych w przepisach poprzedzających nie wlicza się terminów przewidzianych w przepisach prawa dla dokonania określonych czynności, okresów zawieszenia postępowania oraz okresów opóźnień spowodowanych z winy strony albo z przyczyn niezależnych od organu.

O każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie określonym w art. 35 Kodeksu postępowania administracyjnego lub przepisach szczególnych organ administracji publicznej jest obowiązany zawiadomić strony, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy (art. 36 kpa).

Sprawa wniesiona do Burmistrza, w zależności od jej charakteru (np. podanie o wszczęcie postępowania administracyjnego, skarga, wniosek, żądanie informacji, podanie o wydanie zaświadczenia), załatwiana jest w trybie określonym przepisami Kodeksu postępowania administracyjnego i może zakończyć się poprzez:

1) wydanie decyzji administracyjnej,

2) wydanie postanowienia,

3) wydanie zaświadczenia,

4) udzielenie odpowiedzi na skargę lub wniosek,

5) udzielenie pisemnej lub ustnej informacji,

6) udzielenie odpowiedzi na interpelację lub zapytanie posła lub senatora.

Interesant ma prawo odwołania się od decyzji wydanej w pierwszej instancji. Organ administracji publicznej umieszcza na decyzji informację o możliwościach odwołania się.
W pouczeniu określa, do jakiej instancji można się odwołać oraz w jakim terminie można wnieść odwołanie. Odwołanie wnosi się do organu wyższej instancji w ciągu 14 dni, za pośrednictwem organu, który wydał decyzję. Odwołanie nie wymaga szczegółowego uzasadnienia. Wystarczy, jeżeli z odwołania wynika, że obywatel jest niezadowolony z wydanej decyzji. Ponieważ jednak przytoczenie istotnych argumentów faktycznych i prawnych może mieć znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy przez organ wyższej instancji, w niektórych, bardziej skomplikowanych sytuacjach warto skorzystać z pomocy radcy prawnego, adwokata lub doradcy z organizacji społecznej zajmującej się pomocą obywatelom.
Wniesienie odwołania w terminie wstrzymuje wykonanie decyzji. Nie dotyczy to decyzji, gdy decyzji został nadany rygor natychmiastowej wykonalności oraz gdy decyzja podlega natychmiastowemu wykonaniu z mocy ustawy.

Należy zwrócić uwagę na wyraźny zakaz wydawania przez instancję odwoławczą decyzji na niekorzyść strony odwołującej się, chyba że zaskarżona decyzja rażąco narusza prawo lub rażąco narusza interes społeczny. Wniesienie odwołania nie powinno zatem pogorszyć sytuacji skarżącego. Podstawa prawna: art. 139 k.p.a.

Nad działalnością administracji publicznej kontrolę sprawują sądy administracyjne, które zgodnie z ustawą z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi(Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.) orzekają między innymi w sprawach skarg na:

- decyzje administracyjne,

- postanowienia wydane w postępowaniu administracyjnym, na które służy zażalenie albo kończące postępowanie, a także na postanowienia rozstrzygające sprawę co do istoty;

- postanowienia wydane w postępowaniu egzekucyjnym i zabezpieczającym, na które służy zażalenie;

- bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania.

Uprawnionym do wniesienia skargi jest każdy, kto ma w tym interes prawny, prokurator, Rzecznik Praw Obywatelskich, Rzecznik Praw Dziecka oraz organizacja społeczna w zakresie jej statutowej działalności, w sprawach dotyczących interesów prawnych innych osób, jeżeli brała udział w postępowaniu administracyjnym. Skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi. Skargę można wnieść po wyczerpaniu środków zaskarżenia, jeżeli służyły one skarżącemu w postępowaniu przed organem właściwym w sprawie, chyba że skargę wnosi prokurator, Rzecznik Praw Obywatelskich lub Rzecznik Praw Dziecka. Termin do wniesienia skargi wynosi 30 dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie.

Od wydanego przez Wojewódzki Sąd Administracyjny wyroku lub postanowienia kończącego postępowanie w sprawie przysługują w określonych wypadkach środki odwoławcze: skarga kasacyjna lub zażalenie do Naczelnego Sądu Administracyjnego.